A. PENGERTIAN MANAJEMEN KOPERASI
Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakikat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi perencanaan, fungsi perngorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan demikian keberhasilan manajemen sebuah organisasi akan sangat tergantung pada pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut.
Hal yang sama berlaku pula pada koperasi. Hanya dengan melaksanakn fungsi-fungsi manajemen itulah sebuah koperasi akan dapat mencapai tujuan mulianya secara efektif.
Lembaga koperasi sejak awal diperkenalkan baik di negara-negara Eropa Barat sebagai tempat kelahirannya maupun di Indonesia sudah diarahkan untuk mampu mengatasi masalah sosial ekonomi masyarakat golongan ekonomi lemah yang kurang beruntung dalam sistem ekonomi pasar liberal kapitalistik. Oleh banyak kalangan, Lembaga koperasi diyakini sangat sesuai dengan budaya dan tata kehidupan bangsa Indonesia dengan nilai-nilai saling kerja sama (gotong royong), menolong diri sendiri, solidaritas, kejujuran, keterbukaan,mengutamakan kebersamaan dan keadilan serta beberapa esensi moral positif lainnya.
Koperasi memang cocok untuk masyarakat Indonesia, dan sudah ada di dalam masyarakat kita jauh sebelum Indonesia merdeka. Pada dasarnya bangsa Indonesia suka bekerja sama dan saling tolong-menolong. Koperasi yang pertama tumbuh subur di Indonesia adalah koperasi sosial yang dalam kegiatannya lebih mengutamakan kegiatan yang bersifat sosial tanpa memperhitungkan segi keuntungan dalam arti ekonomi. Koperasi semacam ini dapat tumbuh subur dengan landasan rasa solidaritas dari anggotanya.
Dengan bermodalkan rasa solidaritas yang tinggi dari para anggotanya saja, belumlah cukup untuk membina koperasi jenis yang kedua yaitu koperasi ekonomi yang bergerak di bidang ekonomi. Supaya koperasi ekonomi bertahan hidup dan seterusnya berkembang, diperlukan individualitas (kepercayaan pada diri sendiri) dari para anggotanya. Sebab hanya anggota yang percaya akan kemampuannya sendiri yang dapat bertindak/bekerja untuk memajukan koperasi dan setia kepada koperasi yang diikutinya. Selain itu, walaupun koperasi adalah organisasi yang tidak mengutamakan keuntungan yang sebesar-besarnya tetapi cara kerjanya tidak boleh meninggalkan prinsip-prinsip ekonomi, supaya dapat berkembang dengan layak.
Apabila kegiatan usaha koperasi semakin luas maka masalah yang dihadapi semakin kompleks, sehingga penanganannya tidak boleh dikerjakan secara amatiran tetapi harus secara profesional. Dalam keadaan seperti itu, apabila anggota koperasi tidak ada yang mampu dan cocok untuk menangani usaha koperasi tersebut tidak ada salahnya, bahkan dianjurkan untuk mengambil orang atau sekelompok orang di luar anggota koperasi yang benar-benar profesional untuk menangani usaha koperasi. Hanya saja perlu diingat bahwa tanggung jawab atas pekerjaan tersebut tetap berada di tangan pengurus. Sehingga pengurus harus benar-benar melaksanakan pengawasan secara ketat agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Pengurus harus bertindak dengan baik dan jujur agar dapat mengawasi kerja karyawannya, sebab hanya orang yang berbuat baik dan jujur saja yang dapat memperbaiki tindakan orang lain yang kurang baik.
B. POLA MANAJEMEN KOPERASI INDONESIA
Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.
Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.
Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.
Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
Perencanaan dalam Koperasi :
Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih
Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.
b. Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:
Struktur Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan baik.
Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula
c. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :
Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:
· Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
· Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
d. Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:
· Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.
Teknik dan Metode Pengawasan :
Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.
Kita dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul 4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:
- Pola Dagang.
Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
- Pola Vendor.
Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.
- Pola Subkontrak.
Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.
- Pola Pembinaan.
Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.
Ke-empat pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian umumnya terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi bargaining yang lemah.
Memasuki millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.
Pemerintah dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan membangun unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping itu juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai standar ekspor.
Telah disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu.
